Przedstawiciel administratora danych z siedzibą lub miejscem zamieszkania w państwie trzecim

Administratorzy danych, którzy mają siedzibę, albo miejsce zamieszkania w państwie trzecim i przetwarzają dane osobowe przy użyciu środków technicznych znajdujących się na terytorium RP, są zobowiązani do ustanowienia przedstawiciela w Rzeczypospolitej Polskiej (art. 31a w zw. z art. 3 ust. 2 pkt 2). Obowiązek dotyczy wyznaczenia przedstawiciela na terytorium RP, w związku z czym nie jest wystarczające wyznaczenie go na terenie państw EOG[1]. Jest to organizacja zrzeszająca państwa Unii Europejskiej a ponadto Islandię, norwegię i Liechtenstein[2]. Nie dotyczy to podmiotów, którym środki techniczne służą wyłącznie do przekazywania danych (art. 3a ust. 1 pkt 2).

Przepis art. 31a u.o.d.o. został dodany na mocy nowelizacji z 22.01.2004 r. Przepis ten ma zastosowanie do podmiotów, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terenie państwa trzeciego – a wiec na terenie państwa spoza EOG. Ponadto muszą one przetwarzać dane osobowe. Przepis art. 31a u.o.d.o. nie określa, o przetwarzanie jakich danych osobowych chodzi (czy o dane osobowe obywateli polski, czy też o przetwarzanie danych osobowych na terenie RP)[3].

Ustawa nie określa zakresu obowiązków nałożonych na przedstawiciela, ani też jego uprawnień, co może być w praktyce źródłem wielu wątpliwości. Art. 31a u.o.d.o. nie określa również, czy podmioty objęte obowiązkiem wyznaczenia przedstawiciela mają mieć status administratora danych, czy też  dotyczy on podmiotów pełniących funkcje podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie[4].

Przedstawicielem może być zarówno osoba fizyczna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej jak i może funkcje przedstawiciela pełnić podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych zgodnie z art. 31 u.o.d.o.[5]. W ramach oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, przedstawicielem może być osoba reprezentująca przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale[6].  

Działalność przedstawiciela administratora może być przedmiotem kontroli GIODO,  przedstawiciela może być adresatem decyzji dotyczącej przywrócenia stanu zgodnego z prawem na podstawie art. 18 u.o.d.o.[7]. Dane przedstawiciela powinny być również ujawnione w zgłoszeniu zbioru danych do rejestracji[8].